パスポートの代理申請とは？
海外旅行や海外出張、留学など日本から出国する際や他の国へ入国する際に世界中の人間が保持していなければいけないのがパスポートです。
パスポートは、旅券ともいわれており、世界で共通した力を発揮できる身分証明書。
発行には、住民票登録の都道府県の旅券課に足を運んで、手続きすることで発行されます。
基本的には発行する本人が窓口に出向き、書類の記入などをすることで発行可能となりますが、第3者が変わって手続する代理申請が可能です。
本人の代わりに他の人が申請手続きをできる制度で、日本では代理申請ができる手続きも存在します。
代理申請は忙しいく出向けない本人に代わり、申請できるシステムで、手続きには出来るもの、できないものもあります。
パスポートの手続きで代理申請できるもの4つ
手続きにおいて、本人であれば問題なく手続きができますが、代理人では4つの手続きのみとなります。
- 新規発行
- 切替申請
- 記載事項変更申請
- 増補申請
代理申請可能なパスポート手続き①：新規発行
代理申請が可能な、新規発行というのは、新たに作るケースや作り替えるケースに適用されます。
新規発行では、適用される3つのケースがあります。
1つ目が今まで作ったことがなく、初めて取得するケース、2つ目が保有している有効期限が切れたことで、新たに申請するケース、3つ目が盗難や紛失などで紛失届を提出して、新たに申請するケースです。
このように、可能な新規発行は新たに発行するということがポイントです。
ポイントにも挙げられているように、新たにということが代理でも可能なポイントです。
注意点として、紛失届は本人に限って提出できるので、紛失届にプラスしての新規発行のケースは、申請は不可能となります。
代理申請可能なパスポート手続き②：切替申請
代理申請が可能な、切替申請というのは、さまざまな要因によって、替える必要があるときに切替える方法です。
切替申請は、有効中を失効させることで新たに切替えます。
切替申請は代理人による申請が可能ですが、申請には条件があります。
残存有効期間が1年未満になった者、結婚などで戸籍上の氏名が変わった者、本籍都道府県が変わった者、汚れや軽い損傷を受けたケースなどが申請の対象です。
この申請では、元の残存有効期間は切り捨てられ、番号は新しくなります。
申請前に使っていたパスポートは、申請で認められると無効になり使えなくなります。
代理申請可能なパスポート手続き③：記載事項変更申請
代理申請が可能な、記載事項変更申請というのは、ネーミングの通り、記載事項を変更するための申請です。
こちらでは、保有するパスポートを返納して新たなものを発行する手続きをとります。
申請には有効中ものを保持することが前提となり、対象となるのは結婚や養子縁組、家庭裁判所の許可などで戸籍上の氏名が変更された者、本籍の都道府県が変更された者、外国の氏名を別名で併記もしくは削除する者が対象です。
この申請では、保持していたものを返還して、新たなものが発行され、新たな有効期限は元の有効期間満了日となります。
また、サインや顔写真、旅券番号、データも新しく更新されます。
代理申請可能なパスポート手続き④：増補申請
代理申請が可能な、増補申請というのは、現在持っている有効中の査証欄ページを40ページ追加可能な申請です。
高い頻度で海外に出かけるという方にとっては、役に立つ申請となります。
増補申請は、１冊につき１回のみ適用されます。
対象となる方は、1つで1度も増補経験がない方のみとなり、新たに作成するのと同時に査証欄を増やしておきたいという方も対象です。
査証欄は出入国でスタンプを押される場所で、海外旅行や出張に高頻度で行く方は多くの欄が必要となります。
申請の対象外となり追加されないケースでは、切替申請をすることで解決することが可能です。
パスポートの手続きで代理申請が出来ないもの7つ
手続きにおいて代理でできる、手続きは4つありましたが、その数を超える7つのことは代理申請を行うことができません。
- 居所申請
- 緊急発給と早期発給
- 紛失届の提出
- 刑罰等関係欄のチェック
- 損傷した切替申請
- 過去に申請後受け取らなかったことがある
- 戸籍の受理証明書で申請時
代理申請不可のパスポート手続き①：居所申請
代理申請ではできない、居所申請というのは、住民登録をしていない一時的に住んでいる都道府県で申請をすることをいいます。
基本的には住民票のあるエリアで行いますが、対象となるケースは本人のみ申請可能です。
例として北海道に住民票があり、東京都に住んでいる人で対象となるのは、一時的に東京都に住む学生、出張者、海外からの一時帰国、上陸している船員などが該当します。
申請を行うには、居所を証明する書類等が必要となるため用意して所定の窓口に向かいます。
居所に居住している事情などを確認されるため、代理人による申請は不可能で、申請者本人が窓口に出向く必要があります。
代理申請不可のパスポート手続き②：緊急発給と早期発給
代理申請ではできない、早期発給というのは、通常よりも早く取得できるシステムです。
どうしても早期に取得する必要があるということが、審査で許可されると最短1日で発行されます。
自治体でも異なりますが、通常は約7日前後で発行されます。
緊急発給が対象となるのは日本国外で暮らしている家族が事故に遭った、入院することになったなど、倫理的な理由と突発的な渡航が必要なケースでは、証明できる書類などを提出することで、緊急の発行が可能です。
また、突然の海外出張などが決まった場合に取得していない場合などは特例として自治体によっては、早期発給として対応している場合もあります。
これらの手続きは、緊急時のみ適用されるため代理人による申請はできません。
代理申請不可のパスポート手続き③：紛失届の提出
代理申請ではできない、紛失届の提出というのは、名前の通り紛失や焼失した場合に申請する手続きです。
失った時には必ず必要となる手続きとなります。
有効中の旅券を紛失や焼失したケースでは、届けを提出することで紛失したパスポートを失効させることができます。
紛失届の提出と同じタイミングで新たに作成する、新規申請も可能ですが、この場合も代理人申請は不可能です。
紛失届は代理人による申請が不可能となっており、言葉を話すことができない乳幼児なども例外ではなく、国民1人1人が出入国する時に持つ必要のあるパスポートであるため、必ず本人が窓口に出向くことが必要となっています。
代理申請不可のパスポート手続き④：刑罰等関係欄のチェック
代理申請ではできない、刑罰等関係欄のチェックというのは、法律によって「一般旅券の発給等の制限」に関する記入で、発給可否を決める重要な事項です。
欄の「はい」にチェックが入っている場合は、代理での申請が不可能です。
刑罰等関係欄には、外国での入国拒否の可否、日本国法令で起訴されて判決確定前の状態、仮釈放及び執行猶予中など、国内外での刑罰の項目があり、「はい」の項目に1つでも該当するケースでは、別途の手続きや書類が必要となります。
1つでもチェックがある場合は、代理人による申請が不可能で、刑罰等関係欄該当者にも関わらず虚偽の記載をした場合は、旅券に関する法律によって処罰されます。
代理申請不可のパスポート手続き⑤：損傷した切替申請
手続きで代理申請ではできない、損傷した切替申請というのは、許容範囲内の損傷は代理でも切替申請できます。
しかし、常識の範囲を超えた著しい損傷の場合は代理申請が不可能です。
軽度の損傷は査証欄が切れ、メモ、落書き、ラミネート剥がれ、ICシートが損傷で代理申請ができます。
著しい損傷は、氏名や生年月日など情報の識別が不可能、1ページでも欠落している場合、写真が剥がれている場合などは代理人による申請が不可能となります。
著しい損傷で代理申請ができない理由としては、窓口にて損傷の時期、シチュエーション、経緯などを事情説明書に記入する必要があるため、シチュエーションを把握している本人が持参する必要があります。
代理申請不可のパスポート手続き⑥：過去に申請後の受け取り遅れ
手続きで代理申請ではできない、過去に申請後の受け取り遅れがあるというのは、過去に申請をしたにも関わらず6ヵ月以内に受け取りを行わなかった人が対象です。
該当となる人は、代理取得可能な手続きでもできなくなります。
対象となる手続きは、新規申請、切替申請、記載事項変更申請です。
これらは通常、代理人による申請が可能ですが、前回のパスポート発行の際に6ヵ月以内に受け取りを行わなかった場合は、代理申請が不可となります。
パスポートを申請する際にも、「申請より6ヶ月以内に必ずお受け取りください」という記載があり、重要な項目です。
代理申請不可のパスポート手続き⑦：戸籍の受理証明書で申請時
手続きで代理申請ではできない、戸籍の受理証明書で申請時というのは、作成には原則戸籍謄本を提出する必要がありますが、間に合わない場合には受理証明書で申請が可能です。
この受理証明書で申請する場合は、代理申請が不可能です。
結婚や離婚、養子縁組などさまざまな要因によって戸籍が新たになるケースでは、戸籍が新しくなるまで数日の時間を要します。
このようなケースでは、受理証明書での申請ができますが、代理申請はできません。
原則的に代理申請が不可能ですが、配偶者もしくは親や兄弟など二親等内の親族ならば代理での申請は可能です。
第三者でも代理人としてパスポート申請できる？
申請手続きでは、7つの手続きは代理人による申請が不可能ですが、4つの手続きに関しては代理人による申請ができます。
その代理人は、当事者ではないその他の者である、第3者による申請が可能です。
第3者というのは当事者ではないその他の者を意味しています。
その意味の通りに基本的に家族、親戚、友人、会社の同僚などでも代理人になることができます。
このように、誰でも代理人になることができるということですが、個人情報が記載されている本人確認書類は提出するため、代理人に預けることになります。
代理人として第3者にお願いする場合には、できるだけ関係性の深い人や信頼できる人にお願いすることがおすすめです。
パスポート代理申請に必要な書類
友人や同僚などの第3者に依頼することで、代理申請が可能ですが、代理申請には必要となる書類が多数存在しています。
- 本人確認書類
- 住民票
- 顔写真
- 一般旅券発給申請書
- 戸籍謄本または戸籍抄本
- 持っているパスポート
パスポート代理申請書類①：本人確認書類
パスポート代理申請書類の本人確認書類は、依頼人と代理人ともに必要となる書類です。
本人に関しては他にも必要な書類がありますが、代理人に関しては本人確認書類の1点のみが必要となります。
本人確認書類は有効な原本に限り有効となり、コピーは不可能です。
氏名や性別など戸籍、住民票の記載内容と一致していることが条件となり、1つで認められるものと2つ組み合わせることで認められるものがあります。
１点で本人確認書類として認められるものには、運転免許証、マイナンバーカードなど氏名や住所、顔写真などが記載されているものです。
2点組み合わせる場合は、各種保険者証などに加えて源泉徴収票などを持ち寄ることで、本人確認書類として認められます。
パスポート代理申請書類②：住民票
パスポート代理申請書類の住民票は、現住所の証明や人口調査などで使用される住民に関する記録です。
従来の作成では必須でしたが、現在では大半の自治体で不要となっています。
現在は住民基本台帳ネットワークというシステムを用いていており、職員が情報を閲覧できるようになっているため、基本的には不要となっている住民票ですが、住民登録をして間もなく住基ネットに登録されていない場合は、住民票が必要です。
また、居所申請という申請で住民票を置く地域と居住地が異なる場合は、住民票は必ず必要となります。
パスポート代理申請書類③：顔写真
パスポート代理申請書類の顔写真は、提出写真規格に基づいた適切な顔写真の提出が求められます。
顔写真は本人確認のため必要となるため、写真規格が国際規格に合っていることが重要です。
代理申請に必要な顔写真は、申請日から6ヵ月以内に撮影されたものであること、国際規格に合っていることが大切です。
規格には、正面を向いた顔の輪郭が分かる、背景がないなど条件があります。
写真は縦45㎜横35㎜で街中にある、リーズナブルな証明写真プリントサービスでも撮影可能ですが、厳しい規格が設定されているため、写真館などプロに依頼することがおすすめです。
パスポート代理申請書類④：一般旅券発給申請書
申請書類の一般旅券発給申請書は、新規申請もしくは切替申請をする際に必要な書類で代理申請の際も必要となります。
この書類は郵送サービスが実施されていないため、自身で貰いに行くか外務省のダウンロード申請書を利用します。
発給申請書は、パスポートセンターや各市区町村の窓口で受け取ることができます。
20歳未満の場合は5年用のみで、20歳以上であれば5年用と10年用を選択可能です。
一般旅券発給申請書は、申請日当日に記入することもできますが、時期によっては混雑することもあるほか、代理申請の場合は事前にパスポートセンターまたは、各市区町村の窓口で事前に受け取り記入しておくことが重要です。
パスポート代理申請書類⑤：戸籍謄本または戸籍抄本
パスポート代理申請書類の戸籍謄本または戸籍抄本は、本籍地の役所で取得可能です。
戸籍謄本または戸籍抄本どちらを使用される場合にも、発行から6ヵ月以内でなければなりません。
戸籍謄本は、戸籍内にある全員分の情報が記載されている書類になり、戸籍抄本は、戸籍内の内の1人もしくは一部の人の情報が記載されている書類です。
戸籍内全員分の書類が必要な場合には、戸籍謄本1点で申請が可能です。
1人分の申請を行う場合には、戸籍謄本または戸籍抄本どちらを使用しても問題ありません。
しかし、戸籍謄本は繋がっていることが多く外した場合は無効になることもあるため注意が必要です。
取得には役所で申請すれば約450円ほどで取得可能で、マイナンバを持っている場合はコンビニでリーズナブルに簡単に取得できます。
パスポート代理申請書類⑥：持っているパスポート
代理申請書類の持っているパスポートは、新規、切替、記載事項変更、増補の手続きで代理申請が可能ですが、保有している場合は提出が必要となります。
切替、記載事項変更、増補の手続きでは、有効中の本人のパスポートの提出が必要です。
新規発行の場合は、保有している人に限り期限切れのパスポートが必要です。
期限切れパスポートを持っていく理由としては、偽変造防止のため穴空け処理をして返却されるためです。
期限切れパスポートがなくても、窓口で持っていないということを伝えれば問題なく申請ができます。
【パスポート代理申請】申請から受取までの手順
代理申請では、4つの手続きに限って第3者による申請が可能です。
申請から受取までの手順についてご紹介します。
パスポート申請書類を揃える【直接/ネット】
代理申請を行うには、まず申請に必要となる書類を全て揃える必要があります。
必要となる書類は、申請者本人もしくは第3者の代理人が直接取得しにいくか、ネット上でダウンロードして取得可能な書類もあります。
本人確認書類と顔写真は本人から預かり、戸籍謄本または戸籍抄本と住民票は本人が取得したのち、本人から代理人に受け渡します。
一般旅券発給申請書は、申請者もしくは、代理人自身で貰いに行くか外務省のホームページでダウンロードすることが可能です。
パスポート申請場所
必要となる書類を直接またはネットで集めるなどして揃えた後は、実際に申請をします。
パスポートの申請はどこでもできるということではなく、定められた所定の場所で行います。
書類を全て揃えたら、住民登録をしている都道府県にある申請窓口に向かい申請します。
申請後約1週間ほどで受領できるようになります。
申請書の代理提出については、申請者本人が記入しなければいけない項目もあるため、必要な書類とともに確認して申請することが重要です。
また、代理人についても、本人確認書類が必要となるため注意が必要です。
パスポート申請にかかる料金
本人が申請しても第3者の代理人でも、同一の費用が必要となります。
発行には、都道府県収入証紙と収入印紙の手数料の合計額が必要です。
都道府県収入証紙は2,000円で統一されていますが、合計の料金は旅券の種類で異なります。
12歳未満の5年間有効な旅券は合計で6,000円、12歳以上の5年間有効な旅券は合計で11,000円、20歳以上の10年間有効な旅券は合計で16,000円です。
注意点として都道府県収入証紙は、都道府県によっては現金払いとなっていることがあるほか、12歳未満の方のケースでは発給手数料が減額されます。
本人が記入しなければいけない事項
申請は4つの項目では、本人以外の第3者による申請が可能ですが、全て代理人に任せるということは不可能です。
申請には本人自身が記入しなければならない事項が存在します。
一般旅券発給申請書には、所持人自署、刑罰等関係、申請者署名、申請者記入は必ず本人による記入が必要です。
査証欄増補申請書という申請書では、申請者署名、申請者記入の2点は必ず本人の記入が必要です。
各提出書類には、代理人となる人物が直筆で引受人記入をする必要があるように、本人も代理人に任せておくだけは申請が不可能です。
スムーズ審査に進めるためにも、正しい場所に正しい人物の記入が大切です。
【パスポート代理申請後】受け取りは本人のみ
代理申請後は、実際に完成した物を受け取る受領が必要です。
実際に代理でできることが多いことから、受領も代理が可能と思われがちですが、代理は不可能で受け取りは本人のみとなっています。
受け取りを本人限定にしている理由としては、不正に取得する者を防ぐという目的があります。
この目的から本人しか受け取れないシステムになっており、理解できない0歳児の赤ちゃんでも本人が受付に行かなければなりません。
受け取るには窓口に向かい、申請時に渡された受理票と所定の手数料を持参することで、受け取ることができます。
パスポート代理申請は都道府県によって異なる？【東京/愛知/大阪など】
パスポートを代理で申請する手続きは、各都道府県ですることができますが、申請は都道府県ごとに明確な違いはありません。
基本的に事項は、全国で共通しています。
発給に必要な申請を行う、一般旅券発給申請書は全国共通の様式です。
そのため東京都や愛知県、大阪府など主要都市のほか、全都道府県が共通です。
発給は各都道府県が管轄しているのではなく、外務省が発給して、各都道府県の旅券課が代行しています。
これにより、代理申請においても都道府県によって異なる項目はありません。
【おまけ】パスポート代理申請サービスとは？
家族や親戚、友人や同僚などの第3者でも代行申請が可能ですが、頼みにくいと感じたり、信頼できないと思うこともあります。
そんな時には、有料の代行申請サービスが便利でおすすめです。
代理申請サービスというのは、業者が忙しく時間の取れない方などを対象に、有料で申請を代行してくれるサービスになります。
初めての申請でわからない人、書類を取り寄せる時間がない人、申請書の記入方法がわからない人にもぴったりのサービスです。
行政書士事務所や旅行会社が中心に、数千円～1万円程度で代行サービスを提供しており、面倒な手続きや記入が不要で、本人記入欄の記入と受け取りだけの簡単さがウケて、大人気のサービスとなっています。
忙しい時はパスポートの代理申請を頼もう！
海外旅行や出張に必ず必要なパスポート。
時間がない時などは、家族や友人に代理申請をして、必要事項だけ記入して依頼することもできます。
初めての方で手続きが分からない場合や、書類を取り寄せるのが億劫な場合には、行政書士事務所や旅行会社がサービスを提供している、有料の代理申請を利用することもおすすめです。
